Privacyinformatie voor MS Teams

Vooraf

 

Informatie over gegevensbescherming bij het gebruik van cloudgebaseerde videoconferenties 

Met deze gegevensbeschermingsverklaring informeer ik, Franz Tertsch gegevensbeschermingsmanagement, u over de verwerking van uw persoonlijke gegevens in het kader van webconferenties met behulp van de videoconferentie-oplossing Microsoft Teams.

Deze informatie bestsaat uit twee delen:

1. 1. Algemene privacy informatie / uw rechten
   2. Informatie met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens

Beveiliging

Ik wil u erop wijzen dat de gegevensoverdracht op internet (bijvoorbeeld bij communicatie via e-mail) veiligheidslacunes kan hebben. Een volledige bescherming van de gegevens tegen toegang door derden is niet mogelijk.

SSL- of TLS-codering

Om veiligheidsredenen en om de overdracht van vertrouwelijke inhoud te beschermen, gebruikt ik voor  deze website een SSL of TLS-codering. U herkent een versleutelde verbinding aan het feit dat de adresregel van de browser verandert van “http://” in “https://” en aan het slotsymbool in uw browserregel. Als SSL- of TLS-codering is geactiveerd, kunnen de gegevens die u naar ons verzendt, niet door derden worden gelezen.

Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonlijke gegevens

AVG art. 4 nr.7 

De verantwoordelijke instantie is de natuurlijke of rechtspersoon die, alleen of samen met anderen, beslist over de doeleinden en middelen voor de verwerking van persoonsgegevens (bv. namen, e-mailadressen, enz.). De verantwoordelijke persoon voor de gegevensverwerking op deze website is:

Franz Tertsch B.B.A.
Datenschutzmanagement und -audits
Waldstraße 2, 27446 Anderlingen, Duitsland

Telefoon: +49 4284 927 838
E-mail: office@daschub.de

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

U heeft te allen tijde het recht om kosteloos informatie te ontvangen over de herkomst, de ontvanger en het doel van uw opgeslagen persoonsgegevens. U heeft ook het recht om de correctie, blokkering of verwijdering van deze gegevens te vragen. Een vrijblijvend verzoek/bericht aan mij is voldoende om uw rechten uit te oefenen. U kunt te allen tijde contact met mij opnemen als u nog vragen heeft over het onderwerp gegevensbescherming.

Informatie, correctie, verwijdering en blokkering

Binnen het kader van de toepasselijke wettelijke bepalingen heeft u te allen tijde recht op gratis informatie over uw opgeslagen persoonlijke gegevens, de herkomst en ontvanger ervan en het doel van de gegevensverwerking en het recht op correctie, verwijdering of blokkering van deze gegevens.

Rechtsgrondslag: AVG Art. 15, 16, 17, 18

Recht op dataportabiliteit

U heeft het recht om gegevens die ik automatisch verwerk op basis van uw toestemming of ter uitvoering van een contract aan u of aan een derde partij te laten overhandigen in een gangbaar, machineleesbaar formaat. Als u de directe overdracht van de gegevens aan een andere verantwoordelijke verzoekt, gebeurt dit alleen voor zover dit technisch mogelijk is.

Rechtsgrondslag: AVG art. 20  

Intrekking van uw toestemming voor gegevensverwerking

Veel gegevensverwerkingen zijn alleen mogelijk met uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt de toestemming die u al heeft gegeven op elk moment intrekken. Hiervoor is een informeel bericht, bijvoorbeeld per e-mail, aan mij voldoende. De rechtmatigheid van de gegevensverwerking die plaatsvond tot aan de intrekking blijft onaangetast door de intrekking.

Rechtsgrondslag: AVG art. 7 lid 3

Recht van beroep

In het geval van schendingen van de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft u (de betrokkene) het recht om een ​​klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit in overeenstemming met artikel 77 DS-GVO. De bevoegde toezichthoudende autoriteit is de Autoriteit Persoonsgegevens Privacyklacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Rechtsgrondslag: AVG art. 77

Doel van de verwerking

Ik gebruik Microsoft Teams (MS Teams) om webconferenties, zoals telefoonconferenties en videoconferenties te houden. Ik voer de gegevensverwerking uit op basis van een legitiem belang in overeenstemming met AVG artikel 6 lid 1 f). Mijn gerechtvaardigd belang bij gegevensverwerking is: “Het houden van webconferenties om klanten en prospects te informeren.”  

MS Teams is onderdeel van Microsoft Office 365 en een productiviteits-, samenwerkings- en uitwisselingsplatform voor individuele gebruikers, teams, communities en netwerken waarvan het bedrijf gebruik kan maken over de hele linie. Teams bevat onder meer een videoconferentiefunctie.  

Microsoft Office 365 is software van Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ierland. MS Teams is onderdeel van de Office 365 cloud applicatie, waarvoor een gebruikersaccount moet worden aangemaakt. MS Teams kan echter ook worden gebruikt als u de betreffende vergaderings-ID en, indien nodig, andere toegangsgegevens voor de vergadering rechtstreeks in de Microsoft Teams-app invoert.

Mocht u de Microsoft Teams app niet willen of kunnen gebruiken, dan zijn de basisfuncties ook via een browserversie te gebruiken. Deze versie is ook te vinden op de website van Microsoft. 

Welke gegevens worden verwerkt?

Bij het gebruik van MS Teams worden verschillende soorten gegevens verwerkt. De reikwijdte van de gegevens hangt ook af van welke informatie u verstrekt voor of bij deelname aan een webconferentie. De volgende persoonsgegevens zijn regelmatig het onderwerp van verwerking: 

IP-adres(sen) van deelnemer en informatie over apparaat/hardware Informatie over de gebruiker: 

• • voornaam, Achternaam;
  • telefoonnummer (optioneel);
  • e-mailadres;
  • wachtwoord;
  • profielfoto (optioneel);
  • afdeling (optioneel) 
    

Bij telefonisch inbellen:

• • informatie over het inkomende en uitgaande telefoonnummer;   landcode;
  • begin- en eindtijd van de webconferentie;
  • eventueel verdere verbindingsgegevens zoals het IP-adres van het apparaat. 

Tekst-, audio- en videogegevens: 

Bij gebruik van de chat-, vraag- of enquêtefuncties wordt de door u ingevoerde tekst verwerkt om deze in de webconferentie weer te geven en eventueel te loggen. Om de weergave van video en de weergave van audio mogelijk te maken, worden de gegevens van de microfoon van uw eindapparaat en van een eventuele videocamera op het eindapparaat dienovereenkomstig verwerkt voor de duur van de webconferentie. Mocht dit niet gewenst zijn, dan kunt u via de MS Teams applicatie op ieder moment zelf de camera of microfoon uitzetten of dempen.  

Als (optionele) opnames worden verwerkt:

• • MP4-bestanden van alle video-, audio- en presentatie-opnamen;
  • M4A-bestand van alle audio-opnamen;
  • tekstbestand(en) van online vergaderchat.

Om deel te nemen aan een webconferentie of om de “conferentieruimte” te betreden, moet u uw naam opgeven. 

Omvang van de verwerking 
Ik gebruik MS Teams om webconferenties te houden. Deze webconferenties worden meestal niet opgenomen. In uitzonderlijke gevallen, als ik de webconferentie wil opnemen, bijvoorbeeld om bewijsredenen, zal ik u hierover vooraf en transparant informeren en om uw schriftelijke toestemming vragen.

 Verdere ontvangers 
De aanbieder van MS Teams ontvangt noodzakelijkerwijs kennis van de bovenstaande gegevens, voor zover dit is voorzien in het kader van mijn orderverwerkingscontract met MS Teams.

Gegevensverwerking buiten de Europese Unie 
MS Teams is een dienst die wordt aangeboden door een provider uit Ierland en de VS. Verwerking van persoonsgegevens kan dus ook plaatsvinden in een derde land. Ik heb met de aanbieder van MS Teams (Ierland) een orderverwerkingscontract afgesloten dat voldoet aan de eisen van DS-GVO artikel 28. De gegevens worden tijdens het transport over internet versleuteld en zo beschermd tegen onbevoegde toegang door derden.  

Verdere Informatie

• • Zodra u de MS Teams-website bezoekt om de software voor het gebruik van Teams te downloaden, is de aanbieder van MS Teams verantwoordelijk voor de gegevensverwerking.
  • Wanneer een vergaderingsopname start, toont MS Teams een melding aan alle deelnemers op de desktop-, web- en mobiele apps, evenals aan degenen die telefonisch hebben deelgenomen.
  • In uitzonderlijke gevallen zal ik de chatcontent loggen voor het loggen van de resultaten van een webconferentie.
  • In het geval van webinars kunnen de vragen van webinardeelnemers ook worden verwerkt ten behoeve van het opnemen en opvolgen van de webinars. Persoonlijke gegevens worden verwijderd tijdens de follow-up.
  • Als u als gebruiker bij MS Teams bent geregistreerd, kunnen rapporten over webconferenties, zoals conferentiemetadata, telefonische inbelgegevens, vragen en antwoorden in webinars, enquêtefuncties in webinars, enz. gedurende maximaal één maand worden opgeslagen bij MS Teams.
  • De mogelijkheid van op software gebaseerde “attention monitoring” (“attention tracking”) is bij mij gedeactiveerd.
  • Ik maak geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 van de AVG.

Laatste update: december 2022